REGLEMENT INTERIEUR

Association des Retraités de la Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel du Nord Est – ASRECANE

                                          REGLEMENT INTERIEUR

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ARTICLE 1 : OBJET

Conformément à l’article 18 des statuts, le présent règlement intérieur a pour objet de préciser et compléter les statuts de l’association des Retraités de la Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel de Nord Est, (ASRECANE).

 ARTICLE 2 : COMPOSITION DE L’ASSOCIATION

L’association est ouverte à toutes les personnes répondant aux critères définis à l’article 5 des statuts.

 ARTICLE 3 : GESTION DES CAS PARTICULIERS

Pour les cas particuliers définis à l’article 5 des statuts et qui nécessitent une décision : cette décision sera prise par le bureau du conseil d’administration qui suivra la demande d’adhésion.

En cas de réponse favorable, le demandeur deviendra immédiatement adhérent de l’association dans la catégorie des membres concernés.

 ARTICLE 4 : LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

Pour être élu au conseil d’administration, la limite d’âge est de 75 ans. Un administrateur qui atteindrait cette limite d’âge pendant son mandat le terminera normalement.

Tout administrateur élu ne doit pas être privé de ses droits civiques.

Le mari et l’épouse, le concubin et la concubine, le compagnon et la compagne, le ou la pacsé(e)  ayant travaillé à la Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel du Nord Est, dans une autre CRCAM fusionnée ou dans une filiale de ces CRCAM ne peuvent être élus simultanément au conseil d’administration.

Le conseil d’administration veillera à ce que ses membres, représentent géographiquement l’ensemble des adhérents.

Le conseil d’administration se réunit au siège de l’association ou en tout autre lieu proposé par le président.

Les convocations, avec l’ordre du jour, sont adressées aux administrateurs quinze jours avant la date de la réunion ou huit jours avant en cas de réunion extraordinaire.

Le support de ces convocations peut être un courrier ou tout autre moyen bureautique à disposition de l’association.

Tout administrateur empêché doit faire connaître au président le motif de son absence 48 heures avant la réunion (sauf en cas de force majeure).

Tout administrateur qui, sans excuses, n’aura pas assisté à trois réunions successives, sera considéré comme démissionnaire.

En cas de vacance d’un poste d’administrateur suite à un décès ou une démission, un administrateur remplaçant pourra être coopté par le conseil d’administration jusqu’à la prochaine assemblée générale ordinaire qui ratifiera ou non sa nomination.

Le mandat du remplaçant expirera à l’échéance prévue du mandat de l’administrateur remplacé.

Un administrateur empêché peut donner pouvoir par écrit, daté et signé à un autre administrateur.

Le nombre de pouvoirs est limité à deux par administrateur.

Sur proposition du président, des personnes extérieures au conseil d’administration pourront assister aux réunions, mais ne participeront pas aux délibérations et n’auront pas le droit de vote.

De la même façon, les administrateurs atteints par la limite d’âge et ne pouvant se représenter pour un nouveau mandat, pourront être désignés par le conseil et avec leur accord, « membre assistant ».

ARTICLE 5 : LE BUREAU DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le bureau du conseil est élu pour un an.

Les membres du bureau du conseil sont rééligibles.

Le bureau du conseil d’administration se réunit au siège de l’association ou en tout autre lieu proposé par le président.

Les convocations, avec l’ordre du jour, leur sont adressées quinze jours avant la date de la réunion ou huit jours avant en cas de réunion extraordinaire.

Le support de ces convocations peut être un courrier ou tout autre moyen bureautique.

Le bureau du conseil d’administration constitue l’organisme actif du conseil d’administration ;

Il prépare les réunions du conseil d’administration. Il rend compte de ses travaux lors des réunions du conseil d’administration.

En fonction des pouvoirs qui lui sont confiés par le conseil d’administration, il prend les décisions nécessaires au bon fonctionnement de l’association.

Il peut nommer des commissions, présidées par un administrateur, et pouvant comprendre des membres non administrateur, pour étudier tout sujet nécessaire au bon fonctionnement de l’association.

ARTICLE 6 : LA COMMISSION « ÉVÉNEMENT »

Est considéré comme événement toute activité de l’association à caractère répétitif.

Nous recensons actuellement 2 événements majeurs que sont l’assemblée générale et les rencontres de fin d’année dénommées « les Saint-Eloi ». D’autres activités pourraient prendre le caractère d’événement dans le futur.

Cette commission est composée de membres du conseil d’administration, dont le vice-président, qui agira lui-même par délégation du président,  prend en charge l’organisation complète des événements.

Les membres de cette commission devront représenter le meilleur maillage possible du territoire couvert par notre association et l’organisation des journées « Saint-Eloi » pourra être conservée au niveau de chacune des 3 anciennes structures.

Ils seront renouvelés chaque année en même temps que les membres du bureau.

ARTICLE 7 : LE VICE-PRESIDENT

Le vice-président assiste et seconde le président dans sa fonction.

En cas d’absence du président, il supplée à ses fonctions et représente  l’association.

Il assure, par délégation du président, le bon fonctionnement de la commission « évènement », et à ce titre, est chargé du suivi administratif et financier de ces évènements en relation directe avec le secrétaire et le trésorier.

Dans le cas d’une suppléance définitive, le vice-président assurera les mêmes fonctions et aura les mêmes pouvoirs que détenait le président suppléé jusqu’à la nomination d’un nouveau président qui interviendra lors d’un prochain conseil d’administration.

ARTICLE 8 : LE SECRETAIRE

Le secrétaire rédige les comptes rendus des réunions :

– du bureau du conseil d’administration et

– du conseil d’administration,

ainsi que les procès verbaux des assemblées générales.

 Il assure toutes les déclarations réglementaires inhérentes au fonctionnement de l’association.

Il tient la liste nominative des adhérents et en assure le suivi.

Il adresse les convocations aux réunions du bureau du conseil d’administration, du conseil d’administration et aux assemblées générales.

Pour ce faire, il utilise tous les moyens techniques disponibles et acceptés par la réglementation et particulièrement les instruments de la bureautique.

 ARTICLE 9 : LE TRESORIER

Le trésorier est responsable de la comptabilité et de la gestion du patrimoine de l’Association.

Il établit le budget annuel prévisionnel en fonction des orientations retenues et le présente au conseil  d’administration.

Il veille avec le président au respect du cadre budgétaire fixé par le conseil d’administration.

Il encaisse les cotisations des adhérents et toutes les autres recettes et effectue les  paiements.

Il tient les registres comptables obligatoires pour toute association.

Il rend compte de la situation financière et de trésorerie de l’association lors des réunions du bureau du conseil, du conseil d’administration et de l’assemblée générale.

Pour mener à bien ses missions il dispose, de même que le président, du pouvoir de signature seule sur les comptes bancaires.

Il présente les comptes au vérificateur, au plus tard quinze jours avant la date de l’assemblée générale.

Il assure, en liaison avec les organisateurs, le suivi administratif et financier des sorties ou évènements.

Il utilise tous les moyens techniques disponibles et acceptés par la réglementation et particulièrement les instruments de la bureautique et les logiciels comptables.

 ARTICLE 10 : L’ADMINISTRATEUR DU SITE INTERNET

Il est chargé d’assurer l’hébergement sécurisé du site. Il est responsable de sa maintenance (mise à jour du contenu) et de son évolution technique.

Il travaille en collaboration étroite avec le secrétaire pour les mises à jour faites par l’ASRECANE. Il assure également la mise à jour des informations émanant du comité d’entreprise de la Caisse Régionale.

 ARTICLE 11 : LE SECRETAIRE ADJOINT, LE TRESORIER-ADJOINT, ET L’ADMINISTRATEUR-ADJOINT DU SITE INTERNET

En cas d’absence prolongée des titulaires, les adjoints remplissent les fonctions de ceux-ci ; en conséquence, ils doivent être régulièrement tenus informés par les titulaires.

ARTICLE 12 : LE VERIFICATEUR AUX COMPTES

Le vérificateur, nommé par l’assemblée générale pour un an sur proposition du conseil d’administration, peut être choisi parmi les adhérents de l’association ou à l’extérieur de celle-ci.

Il ne peut pas être administrateur ou parent au deuxième degré d’un administrateur.

Son rôle est de contrôler la régularité et la véracité des comptes  et d’en faire le rapport à l’assemblée générale.

 ARTICLE 13 : L’ORGANISATEUR DE SORTIE OU D’EVENEMENT

L’organisateur de sortie ou d’évènement est membre du conseil d’administration. Il est secondé par un ou plusieurs coorganisateurs, membres également du conseil d’administration.

Il peut, exceptionnellement, être aidé par une personne adhérente à l’association pour mener à bien une mission qui lui a été confiée.

Dans le cadre de son mandat, il prend en charge l’intégralité de l’organisation de la sortie ou de l’évènement qui ont été retenus par le conseil d’administration. A cet effet, et par délégation du président, il a tout pouvoir pour signer les devis et contrats afférents à la sortie ou l’évènement dont il a la charge.

Il assure, en liaison avec le secrétaire le suivi administratif ainsi que la communication destinée aux adhérents. Il adresse au trésorier le budget prévisionnel.

En tant qu’organisateur, il doit personnellement participer à la sortie ou à l’évènement dont il a la gestion. En cas d’empêchement majeur, un coorganisateur devra se substituer à lui.

 ARTICLE 14 : COMPTE RENDU DE RÉUNIONS

Chaque réunion du conseil d’administration ou de bureau du conseil d’administration fait l’objet de la rédaction d’un compte rendu adressé par tout moyen aux administrateurs concernés.

Ils sont lus et approuvés ou amendés lors de la réunion suivante.

Ces comptes rendus sont signés par le président et le secrétaire et centralisés par ce dernier comme prévu à l’article 8 ci-dessus.

Chaque réunion de commission fait aussi l’objet d’un compte rendu, établi et adressé par tout moyen bureautique, au bureau du conseil d’administration ou au conseil d’administration selon la demande d’origine.

 ARTICLE 15 : CONSERVATION ET ARCHIVAGE DES DOCUMENTS

Tous les documents officiels et règlementaires sont conservés et archivés soit sous forme papier soit sous forme numérique.

Le secrétaire, le trésorier et l’administrateur du site internet  sont habilités à gérer l’archivage de ces documents sous la responsabilité du président.

 ARTICLE 16 : COMMUNICATION ET COURRIER

L’association dispose d’une boîte à lettres à son siège social, ainsi que d’un site internet www.asrecane.com et d’une adresse mail : asrecane@gmail.com

Tout courrier envoyé aux adhérents et qui demande réponse, sera personnalisé au nom du secrétaire ou du responsable de l’organisation concernée (cas des propositions de sortie et évènements).

ARTICLE 17 : REMBOURSEMENT DES FRAIS AUX ADMINISTRATEURS ET AU VERIFICATEUR AU COMPTE

Dans la mesure du possible, les membres du conseil d’administration, du bureau du conseil d’administration ou des commissions, se regroupent pour leurs déplacements. Le chauffeur du véhicule utilisé sera dédommagé des kilomètres parcourus décomptés à partir de son domicile, au prix fixé par le conseil d’administration.

Tous frais occasionnés pour la bonne marche de l’association (timbres, téléphone, kilomètres voiture, fournitures diverses, …) seront remboursés dans la mesure où ces frais dépasseraient la limite du bénévolat.

Toutes les demandes de remboursement de frais seront transmises directement au trésorier, sur l’imprimé spécifique et accompagné des justificatifs.

ARTICLE 18 : MODE DE RADIATION

Outre la radiation prévue aux statuts pour non paiement de la cotisation ou pour motif grave, le conseil d’administration peut prononcer la suspension provisoire d’un adhérent de l’association pour une durée qu’il déterminera.

Les sanctions peuvent être prononcé pour indiscipline ou si l’un des adhérents a un comportement jugé préjudiciable à l’association, ou tient des propos jugés insultants à l’égard

de ses adhérents.

En cas de radiation, il n’est fait aucune restitution de cotisation.

 ARTICLE 19 : REPRÉSENTATION ET DELÉGATION

L’article 15 des statuts stipule que les adhérents désirant se faire représenter aux assemblées générales doivent faire parvenir leur pouvoir au président avant l’assemblée générale.

Exceptionnellement, tout pouvoir présenté par un adhérent à l’entrée de l’assemblée générale, sera pris en considération et donné à un adhérent présent.

Chaque adhérent présent au vote pourra disposer au maximum de 3 pouvoirs en plus de son propre bulletin de vote.

 ARTICLE 20 : REMBOURSEMENT DES COTISATIONS

Pour tout adhérent qui décède ou démissionne en cours d’année, aucun remboursement de cotisation ne sera effectué.

 

ARTICLE 21 : CONDITIONS D’INSCRIPTION POUR LES SORTIES OU EVENEMENTS

Le conseil d’administration fixe chaque année lors du choix de ses activités la participation qui sera consentie ou non pour chacune, cela dans le cadre du budget annuel disponible.

Toutes les sorties ou évènements sont réservés en priorité aux adhérents.

Toutefois, l’inscription à ces sorties pourra être ouverte à des personnes extérieures dans la limite des places disponibles.

La décision sera prise par le président en accord avec l’organisateur.

Pour les sorties pour lesquelles l’association participe au coût, les personnes extérieures payent le coût réel.

Les inscriptions à toutes ces sorties et évènements seront prises dans l’ordre chronologique de réception des bulletins de réservation.

Des listes d’attente seront tenues si besoin en cas d’annulation.

 ARTICLE 22 : CONDITIONS DE TRANSPORT POUR LES SORTIES ET EVENEMENTS

Les départs des sorties et événements se feront normalement à partir des lieux de regroupement de : Châlons en Champagne, Charleville, Laon, Reims.

Si le nombre de participants au départ d’un lieu de regroupement est insuffisant pour permettre le passage du car, il pourra être envisagé de rejoindre un autre lieu de regroupement de départ, soit par navette,  soit par voitures particulières, en fonction du nombre de personnes concernées.

Des navettes en car seront mises à disposition des participants uniquement s’il y a au moins 12 personnes d’inscrites le même jour sur un même lieu de départ et une même destination.

Dans le cas du choix par l’association du transport en voitures particulières, le covoiturage étant recommandé, le dédommagement sera effectué sur la base du tarif kilométrique, fixé annuellement par le conseil d’administration, et du nombre de kilomètres aller et retour du lieu de départ prévu au lieu de départ réel.

ARTICLE 23 : CONDITIONS DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE TRANSPORT AUX ADHÉRENTS

Pour le remboursement de frais de transport dans le cadre des sorties et événements organisés, il ne sera autorisé que pour les adhérents dans les conditions suivantes :

Le lieu de départ pris en compte sera celui mentionné sur le bulletin d’inscription.

La distance prise en compte sera celle entre le lieu de départ mentionné sur le bulletin d’inscription et le lieu de départ réel du car.

 ARTICLE 24 : CONDITIONS D’ANNULATION POUR LES SORTIES

En cas de nombre insuffisant de participants pour une sortie, qui entraînerait un coût individuel prohibitif, l’organisateur en accord avec le président, peut décider d’annuler cette sortie. Aucun dédommagement, autres que les sommes déjà versées, ne sera dû.

Pour les sorties ou évènements d’une journée, l’association ne souscrit pas d’assurance annulation.

L’annulation par le participant de son inscription quelque soit le délai :

– entraînera le remboursement de la somme versée si la prestation n’est pas facturée à l’association ou s’il peut être remplacé aux mêmes conditions.

– n’entraînera pas de remboursement dans les autres cas.

Pour les sorties comprenant une assurance annulation, le remboursement entrera dans le cadre du contrat signé entre l’association et le prestataire.

 

Modifié par le conseil d’administration du 28 Janvier 2009 et adopté par l’assemblée générale extraordinaire tenue à Barisis Aux Bois le 24 mars 2009, il est de nouveau modifié par le conseil d’administration du 30 janvier 2018 et validé par l’assemblée générale extraordinaire tenue au centre de congrès du Lac des Vieilles-Forges, 08500 Les Mazures, le 13 mars 2018.

Le présent règlement intérieur a été rédigé  lors du conseil d’administration du 28 février 1996 et adopté lors de l’assemblée générale ordinaire tenue au complexe agricole du Mont Bernard à Châlons en Champagne, le 18 avril 1996.

 

Centre de congrès du Lac des Vieilles-Forges le 13 mars 2018

Le président        Claude BARAN      La secrétaire       Patricia THARSIS